Cultuurverandering binnen de organisatie

Als we over cultuurverandering praten dan hebben we het voornamelijk over de verandering van gedrag. Diverse invloeden werken in op dit gedrag: leiderschapstijl, communicatie en informatie, beheersingsprocessen, macht en posities en samenwerkingsvormen zijn hiervan enkele voorbeelden.

Omdat een belangrijk kenmerk van organisatieculturen is dat ze vaste gedragspatronen tot gevolg hebben, leidt een verandering van de cultuur altijd tot reacties en weerstand. Een natuurlijke weerstand uit zich door het tonen van nieuwe gedragingen die wel of niet aansluiten bij de gewenste cultuurverandering. De algemene gang van zaken is dat organisaties tot een cultuurverandering proberen te komen door met name veel te communiceren, trainingen en bijeenkomsten te organiseren en nieuwe procedures en processen te implementeren. Al deze activiteiten zouden de medewerkers voldoende bagage en duidelijkheid moeten geven om hun gedrag dienovereenkomstig aan te passen. Het management kan vervolgens zeggen dat ze voldoende hun best hebben gedaan om de organisatieverandering te ondersteunen. Toch komen veel van deze bedrijven vervolgens tot de eindconclusie dat de beoogde organisatieverandering gelukt is echter dat de verandering van de cultuur hierbij achter blijft. "De cultuurverandering heeft meer tijd nodig en zal op ten duur vanzelf wel volgen", wordt als scenario aangedragen.

Om verandering een positieve ervaring te laten zijn moeten we ons minder zorgen maken over het managen van de verandering en meer aandacht besteden aan het managen van de consequentie van de verandering. Om de cultuur (gedrag) te veranderen zal het managen van de verandering een proces moeten zijn dat hand in hand gaat met het managen van de consequenties van de verandering. Er zou een apart plan moeten worden geschreven voor het managen van de consequenties.

Wat moet in zo'n plan worden opgenomen? Ten eerste zal gespecificeerd moeten worden welk concreet gedrag van een medewerker in de nieuwe organisatie wordt verwacht. En dan praten we niet in termen als 'initiatiefrijk', 'commercieel' en 'klantgericht'. Deze termen zijn te algemeen en voor eigen interpretatie vatbaar om als stuurinstrument te dienen bij een cultuurverandering.

Vervolgens wordt er een plan ontwikkeld waarin de omgevingsfactoren worden gespecificeerd die aanzetten tot dit nieuwe gedrag én waarin staat hoe dit gedrag in stand gehouden kan worden. Bij dit laatste punt spreken we over de consequenties van het gedrag. Wetenschappelijk onderzoek en praktijksituaties binnen bedrijven tonen aan dat het systematisch en op data gebaseerd versterken van gewenst gedrag tot een structurele gedragsverandering (cq. cultuurverandering) leidt. Deze consequenties kunnen zitten in de invulling van taken, de toewijzing van projecten en de introductie van nieuwe beloningssystemen. Echter bovenal zal de taak van de manager hierin een belangrijke rol vervullen.

Hij zal een duidelijk beeld moeten hebben van de gewenste nieuwe gedragingen en deze consequent moeten versterken. Daarnaast zullen oude gedragingen die een direct negatief effect hebben op de nieuwe organisatiecultuur genegeerd of soms gestraft moeten worden. De gedragingen zullen bewegen naar één doel: cultuurverandering. Versterk deze gedragingen ook. Stimuleer positieve bewegingen en gedragingen en niet in eerste instantie de effecten.

Als de manager deze systematiek doordacht en consequent toepast en daarin tevens de informele leiders betrekt dan zal hij/zij zelf ervaren: de manager krijgt de cultuur die hij/zij verdient.

Cultuurverandering via Audiovisuele Communicatie

Zoals gezegd is de algemene gang van zaken dat organisaties tot een cultuurverandering proberen te komen door met name veel te communiceren, trainingen en bijeenkomsten te organiseren en nieuwe procedures en processen te implementeren. Juist bij deze 3 manieren tot cultuurverandering zijn audiovisuele middelen onmisbaar geworden.

Communicatie met behulp van een intern informatiesysteem

Het stimuleren van positief gedrag is een van de zaken welke middels een intern informatiesysteem kan worden bewerkstelligd. Een willekeurig, maar goed voorbeeld is het belonen van werknemers wanneer zij nieuwe werknemers aandragen.

Een veel toegepast medium voor beleidsuiteenzettingen is het intranet. Intranet is een internet systeem binnen de eigen organisatie. Bij veel organisaties is het intranet inmiddels uitgegroeid tot een uitgebreid systeem waarin de medewerkers informatie kunnen opzoeken als telefoonnummers, procedures, beleidsvormen, nieuws etc. Wanneer het intranet goed is ingericht met uptodate informatie zullen de medewerkers hier veelvuldig gebruik van gaan maken. Echter blijft het intranet een interactief medium en hierdoor is het succes ervan afhankelijk van het initiatief van de medewerker.

Om de medewerker te stimuleren levert AVCOMMIT lineaire informatiesystemen waarmee de medewerker op verschillende locaties binnen de organisatie geattendeerd wordt op nieuwe berichtgeving. Door grote beeldschermen te plaatsen in wachtruimten als bijvoorbeeld de lift, in- en uitgang van het pand, kantine of pantry’s worden de werknemers geattendeerd op de berichtgeving. De zogenaamde interne kabelkrant kan naast de vereiste informatie ook worden voorzien van algmeen landelijk nieuws, weerbericht, filemeldingen of het lunchmenu van de dag. Op deze manier trekt men altijd de aandacht van de werknemer.

Training met behulp van audiovisuele middelen

Onder begeleiding van een trainingsinstituut zullen er regelmatig trainingen worden gegeven in het gebouw van de organisatie zelf. Deze zogenaamde vergaderzalen, trainingsruimten of presentatieruimten kunnen worden voorzien van plasmaschermen, projectieschermen voorzien van interactieve leermiddelen met of zonder centraal besturingssysteem. Interactief trainen kan met behulp van een interactief whiteboard. Op dit board wordt de computerpresentatie geprojecteerd. Met behulp van vinger of pen kunnen de applicaties worden bediend en worden voorzien van geschreven tekst of tekeningen welke direct kunnen worden opgeslagen. Een brainstormsessie kan worden gerealiseerd met bijvoorbeeld een powerpoint presentatie als basis. De sheets kunnen dan voorzien worden van aantekeningen waarna de gehele presentatie inclusief aantekeningen kan worden uitgeprint en uitgedeeld of per e-mail wordt verstuurd. In overleg voorziet AVCOMMIT de complete levering en inrichting van deze ruimten.

Georganiseerde bijeenkomsten met audiovisuele ondersteuning

Vaak worden bijeenkomsten voor het gehele personeel gehouden in de bedrijfskantine of in het daartoe ingerichte auditorium. Bij veel organisaties is geen auditorium aanwezig of indien deze wel aanwezig is, is deze te klein voor het voltallige personeel. Men is daarom aangewezen op ruimten als kantine of centrale hal, waar standaard geen audiovisuele voorzieningen aanwezig zijn. Hiertoe kunnen zogenaamde mobiele sets worden ingezet. Een vouwbaar projectiescherm, losse LCD/DLP projector en een verplaatsbaar audiosysteem kunnen voor deze tijdelijke bijeenkomsten worden ingezet.